Kassen-Meldepflicht über ELSTER - ohne Kopfschmerzen.
TSE, ELSTER-Meldung, Bonpflicht und die ab 2028 geplante Kassenpflicht - kurz erklärt, mit den Fakten in der richtigen Reihenfolge.
Wer melden muss - und wer nicht
Die Anzeigepflicht trifft jeden Betrieb, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt. Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, meldet nichts - sobald aber ein Kassensystem im Einsatz ist, wird die Anzeige fällig. Betroffen sind damit die allermeisten Cafés, Spätis, Barbershops und Concept Stores, die heute an der Theke kontaktlos kassieren.
Die Frist: ein Monat nach Anschaffung
Die Mitteilung über ELSTER ist seit 2025 möglich. Das Gesetz nennt für ein neu angeschafftes System eine Frist von einem Monat nach der Anschaffung (§ 146a Abs. 4 AO); wie sie in Ihrem Fall zu rechnen ist, weiß Ihr Steuerbüro. Wer ein Gerät außer Betrieb nimmt, zeigt auch das an. Am wenigsten Stress hat, wer die Anzeige direkt nach der Einrichtung erledigt, solange die technischen Angaben ohnehin auf dem Tisch liegen.
Erst einrichten, dann melden. Die Angaben zur TSE stehen erst fest, wenn das System läuft.
Welche Angaben Sie zusammentragen
Angezeigt werden Ihr Betrieb und das eingesetzte System: Art und Anzahl der Aufzeichnungssysteme, die Seriennummern, das Datum der Anschaffung sowie Angaben zur eingesetzten Sicherheitseinrichtung. Die betrieblichen Angaben kommen von Ihnen, die technischen von uns - wir stellen sie bei der Einrichtung als Liste zusammen, damit Sie sie im Formular nur noch übertragen.
- Betriebsstätte und Steuernummer - aus Ihren Unterlagen
- Art, Anzahl und Seriennummern der Kassen - liefern wir
- Angaben zur zertifizierten TSE - liefern wir
- Anschaffungsdatum, bei Abmeldung das Datum der Außerbetriebnahme
Der Weg über ELSTER
Die Anzeige läuft elektronisch über das ELSTER-Portal an das für Ihren Betrieb zuständige Finanzamt. Für einen Laden in Berlin-Neukölln ist das ein anderes Amt als für eine Rösterei in Leipzig oder einen Salon in Dresden - das Verfahren ist überall identisch. Viele Betriebe lassen die Anzeige gleich von der Steuerberatung miterledigen, die den Zugang ohnehin nutzt.
Was ohne Anzeige passiert
Die Anzeige ist eine steuerliche Pflicht. Fehlt sie, fällt das spätestens bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung auf und schwächt die Position des Betriebs, weil dann die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen insgesamt infrage steht. Wie das im Einzelfall bewertet wird, gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung, nicht in die eines Kassenanbieters.
Was daneben noch gilt
Die Anzeige ist nur eine von mehreren Pflichten. Ein elektronisches Kassensystem ist nach § 146a AO mit einer zertifizierten TSE zu betreiben - bei uns als Cloud-Modul für 9 € netto im Monat, ohne zusätzliche Hardware. Zu jedem Umsatz gehört weiterhin ein Beleg. Nach dem Regierungsentwurf vom 23.09.2026 soll ab 2028 der digital bereitgestellte Beleg an die Stelle der Pflicht zum Papierbon treten; bis dahin gilt die Belegausgabepflicht, und die interne Einzelaufzeichnung bleibt ohnehin bestehen. Kassendaten sind GoBD-konform aufzubewahren und im DSFinV-K-Format exportierbar zu halten - die Funktionen dafür bringt das System mit.
Eine allgemeine Kassenpflicht ist bisher nur geplant: Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen, nach dem ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe gelten soll, deren Gesamtumsatz im Jahr 100.000 € überschreitet. Bundestag und Bundesrat haben noch nicht zugestimmt, Einzelheiten können sich ändern (Stand: 6. November 2026). Wer davon betroffen wäre, erklärt der Ratgeber zur geplanten Kassenpflicht 2028.
Dieser Ratgeber gibt den allgemeinen Rechtsstand wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Auf den Punkt.
Bis wann muss ich eine neue Kasse anzeigen?
Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung, so steht es in § 146a Abs. 4 AO. Die Mitteilung über ELSTER ist seit 2025 möglich.
Muss ich auch melden, wenn ich eine Kasse abschaffe?
Ja. Die Außerbetriebnahme eines Aufzeichnungssystems wird ebenfalls angezeigt - mit dem Datum, an dem das Gerät aus dem Betrieb genommen wurde.
Welche Angaben liefert Kassen Ost für die Anzeige?
Art und Anzahl der Kassen, Seriennummern und die Angaben zur eingesetzten zertifizierten TSE. Wir stellen die Liste bei der Einrichtung zusammen, damit Sie sie nur noch übertragen.
Kann meine Steuerberatung die Anzeige übernehmen?
Ja, das ist der übliche Weg. Die Anzeige läuft über das ELSTER-Portal, zu dem Ihre Steuerberatung in der Regel ohnehin Zugang hat.
Gilt die Belegausgabepflicht trotzdem weiter?
Ja. Der Regierungsentwurf vom 23.09.2026 sieht erst ab 2028 vor, dass ein digitaler Beleg die Pflicht zum Papierbon ablöst, und beschlossen hat ihn bisher nur das Bundeskabinett. Die interne Einzelaufzeichnungspflicht bleibt in jedem Fall bestehen.
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Fragen zur Kassenpflicht?
Wir sind kein Steuerberater, aber wir kennen die Technik. Schreiben Sie uns, was unklar ist - wir antworten per E-Mail.